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2023.02.14　私文書認証の問い合わせが増えています

2023年2月14日

「私文書認証について」の問い合わせが増えています。

当ホームページに「私文書認証がはじめての方にまず確認いただきたい部分」、「署名認証必要書類についてまとめた部分」や「委任状・宣言書サンプルページ」もありますが、私文書認証とはどういうものかの前提がわからずお困りの方が多いようです。

ここで一般的な私文書認証を依頼する際に確認すべき項目について簡単に解説しますので私文書認証ご依頼の際の参考になれば幸いです。

1．まず前提として、私文書認証とは公証人が「”私文書”にある”肉筆の署名（または記名押印）”が確かに署名者本人のものである証明をすること」です。

2．この前提から、私文書認証を依頼する場合にまず確認すべきは「認証対象書類が私文書であること」と、書類内の「どの署名（または記名押印）に認証が必要か」ということになります。
どの署名（または記名押印）に認証を取るべきかが不明な場合には提出先にご確認下さい。

また、書類内に対象となるべき署名（または記名押印）がない場合や、署名があっても署名者から委任状が出ないなどの理由でその署名に直接認証できない場合には、Declarationなどのカバーレターを書類に載せて然るべき方が署名をし、そのカバーレターの署名に対して認証することで足りる場合があります。
「カバーレターを載せる方法により認証したもので提出先のリクエストに足りるかどうか」や「誰がカバーレターに署名すべきか」について不明な場合には提出先にご確認の上でご準備下さい。

★参考：
「パスポートコピー」認証の場合の一般的な方法について　

「登記簿謄本などを翻訳した書類」の認証の場合の一般的な方法について　

「卒業証明書などの文書作成者から委任状をもらうことが難しい書類」の認証の場合の一般的な方法について

※なお、リンク先にあるカバーレターのサンプルはあくまでもサンプルです。内容は適宜状況に応じてご準備下さい。

3．認証対象の署名が決まった場合、次に確認するのはその署名が「どのような立場でされた署名か」ということです。
署名者の立場としては次の3つのパターンがあります。
⑴「個人として」
⑵「法人代表者として」
⑶「法人の代表権のない社員として」

4．署名がどのような立場でされたものかが決まった場合、最後に確認するのは「署名者が公証役場に認証に来るかどうか」ということです。
もし当日公証役場に署名者が認証のために来ることができない場合には、代理人に宛てて委任状等の作成が必要になります。

上記事項の確認ができましたら当役場ホームページ内「署名認証の必要書類」で決定した内容により必要書類を確認の上でご準備下さい。

以上が一般的な私文書の署名認証の場合に確認すべき事項についての簡単な解説です。

もし提出先から「宣誓認証」を求められている場合にはまた必要書類が変わってきますので「宣誓認証の必要書類」をご確認下さい。

なお、宣誓認証まで必要かどうかは提出先のリクエストによります。ご不明な場合には提出先にご確認いただくことが確実です。